Privacy Policy

1. Who operates KP Content OS

AMAZ LEGACY SDN. BHD. operates KP Content OS for Klinik Putrijaya and acts as the organization responsible for the personal data described in this notice. The workspace is intended only for approved staff and other specifically authorized users.

2. Information we may process

Depending on the features used and permissions granted, KP Content OS may process:

• Workplace identity: name, work email or other approved email, stable platform user identifier, display name, role and active/inactive access status.
• TikTok account information: authorized account identity and supported profile fields, such as display name, username, profile image and public account statistics.
• Public-video information: supported video identifiers, titles or descriptions, timestamps, duration, cover or share links, and available view, like, comment and share counts.
• Authorization information: approved scopes, connection status, token expiry information and encrypted access or refresh tokens required to maintain the authorized connection.
• Workspace activity: connection, synchronization, disconnection, idea-generation and administration events, together with actor identifiers, timestamps and audit details.
• Planning information: clinic service context, content requirements, patient-language patterns that have been anonymized, medical guardrails and content ideas entered or generated by authorized users.
• Technical information: necessary security, request and error information used to protect and operate the workspace.

KP Content OS is not designed to collect patient records, consultation details or identifiable medical information. Users are prohibited from entering such data.

3. Why we process this information

We process information only as reasonably necessary to:

• authenticate users and enforce approved roles and account status;
• connect and maintain an authorized, read-only TikTok integration;
• display supported own-account profile and public-video performance information;
• generate user-requested, performance-based content planning recommendations;
• protect the workspace, investigate errors and maintain an audit trail;
• respond to access, correction, deletion, support or security requests; and
• comply with applicable legal and regulatory obligations.

4. Service providers and disclosures

Information may be processed by providers needed to operate the workspace, including TikTok for authorized account data and authorization, and OpenAI Sites or its infrastructure providers for restricted hosting, identity and database services. These providers handle information under their own terms and privacy commitments.

We do not sell KP Content OS personal data or TikTok account data. We may disclose limited information to authorized personnel, contracted providers subject to appropriate obligations, or authorities when required by law or necessary to protect rights, safety and security.

5. International processing

Some technology providers may process or store information outside Malaysia. Where applicable, we take reasonable steps to use appropriate providers and safeguards and to limit processing to what is necessary for the Service.

6. Retention and deletion

Information is kept only for as long as reasonably necessary for the purposes described above, including operational continuity, security, audit and legal requirements. Short-lived OAuth state records expire automatically. Connection credentials are retained only while needed for the authorized connection and may be removed or made unusable when the account is disconnected or authorization is revoked.

Stored metrics, planning records and audit events may be retained for legitimate operational, security and accountability needs, then deleted or anonymized when no longer required. An authorized user may request review or deletion through the contact below, subject to applicable legal, security and recordkeeping obligations.

7. Security

We use reasonable administrative and technical safeguards designed for the sensitivity of the information, including restricted workplace access, server-side role checks, active-account controls, encrypted TikTok tokens, limited read-only scopes, audit records and secret-free browser responses. No system can guarantee absolute security, so suspected misuse or unauthorized access should be reported immediately.

8. Access, correction and choices

Subject to applicable law, you may ask whether we process your personal data and request access, correction or deletion. You may also withdraw or limit authorization where available. TikTok authorization can be revoked through TikTok account settings, and an authorized KP Content OS administrator can disconnect the workspace connection.

Some processing may be required to provide secure workplace access or comply with legal and audit obligations. Removing required information may prevent continued use of the Service.

9. Children, patients and medical information

KP Content OS is a workplace tool and is not directed to children or patients. It must not be used to collect patient identity, clinical records, appointment details or sensitive medical data. Content about clinic services must use approved, anonymized context and remain subject to qualified medical review.

10. Changes to this policy

We may update this policy when the Service, data practices, legal requirements or third-party integrations change. Material changes will be reflected on this page with a revised effective date or version.

11. Contact

Privacy, access, correction, deletion or security questions may be sent to AMAZ LEGACY SDN. BHD. at [email protected].

1. Pihak yang mengendalikan KP Content OS

AMAZ LEGACY SDN. BHD. mengendalikan KP Content OS untuk Klinik Putrijaya dan merupakan organisasi yang bertanggungjawab terhadap data peribadi yang diterangkan dalam notis ini. Ruang kerja ini hanya untuk kakitangan yang diluluskan dan pengguna lain yang diberi kuasa secara khusus.

2. Maklumat yang mungkin diproses

Bergantung pada ciri yang digunakan dan kebenaran yang diberikan, KP Content OS mungkin memproses:

• Identiti tempat kerja: nama, e-mel kerja atau e-mel lain yang diluluskan, pengecam pengguna platform yang stabil, nama paparan, peranan dan status akses aktif/tidak aktif.
• Maklumat akaun TikTok: identiti akaun yang dibenarkan dan medan profil yang disokong seperti nama paparan, nama pengguna, imej profil dan statistik akaun awam.
• Maklumat video awam: pengecam video, tajuk atau penerangan, cap masa, durasi, pautan kulit atau perkongsian serta kiraan tontonan, suka, komen dan perkongsian yang tersedia.
• Maklumat kebenaran: skop yang diluluskan, status sambungan, maklumat tamat tempoh token serta token akses atau refresh yang disulitkan untuk mengekalkan sambungan.
• Aktiviti ruang kerja: peristiwa sambungan, penyegerakan, pemutusan, penjanaan idea dan pentadbiran bersama pengecam pelaku, cap masa dan butiran audit.
• Maklumat perancangan: konteks servis klinik, keperluan kandungan, pola bahasa pesakit yang telah dinyahkenal pasti, batas perubatan serta idea kandungan yang dimasukkan atau dijana oleh pengguna yang dibenarkan.
• Maklumat teknikal: maklumat keselamatan, permintaan dan ralat yang diperlukan untuk melindungi dan mengendalikan ruang kerja.

KP Content OS tidak direka untuk mengumpul rekod pesakit, butiran konsultasi atau maklumat perubatan yang boleh dikenal pasti. Pengguna dilarang memasukkan data tersebut.

3. Tujuan maklumat diproses

Kami memproses maklumat hanya setakat yang munasabah dan diperlukan untuk:

• mengesahkan pengguna serta menguatkuasakan peranan dan status akaun yang diluluskan;
• menyambung dan mengekalkan integrasi TikTok read-only yang dibenarkan;
• memaparkan maklumat profil dan prestasi video awam akaun sendiri yang disokong;
• menjana cadangan perancangan kandungan berasaskan prestasi yang diminta pengguna;
• melindungi ruang kerja, menyiasat ralat dan mengekalkan jejak audit;
• menjawab permintaan akses, pembetulan, pemadaman, sokongan atau keselamatan; dan
• mematuhi tanggungjawab undang-undang serta kawal selia yang terpakai.

4. Penyedia perkhidmatan dan penzahiran

Maklumat mungkin diproses oleh penyedia yang diperlukan untuk mengendalikan ruang kerja, termasuk TikTok bagi data dan kebenaran akaun yang diluluskan, serta OpenAI Sites atau penyedia infrastrukturnya bagi hosting terhad, identiti dan perkhidmatan pangkalan data. Penyedia ini mengendalikan maklumat mengikut terma dan komitmen privasi mereka.

Kami tidak menjual data peribadi KP Content OS atau data akaun TikTok. Kami mungkin mendedahkan maklumat terhad kepada kakitangan yang dibenarkan, penyedia kontrak yang tertakluk kepada tanggungjawab bersesuaian, atau pihak berkuasa apabila dikehendaki undang-undang atau perlu untuk melindungi hak, keselamatan dan sekuriti.

5. Pemprosesan antarabangsa

Sesetengah penyedia teknologi mungkin memproses atau menyimpan maklumat di luar Malaysia. Apabila berkaitan, kami mengambil langkah munasabah untuk menggunakan penyedia dan perlindungan yang bersesuaian serta mengehadkan pemprosesan kepada perkara yang diperlukan untuk Perkhidmatan.

6. Penyimpanan dan pemadaman

Maklumat disimpan hanya selama yang munasabah dan diperlukan bagi tujuan yang diterangkan, termasuk kesinambungan operasi, keselamatan, audit dan keperluan undang-undang. Rekod OAuth state jangka pendek akan tamat secara automatik. Kelayakan sambungan disimpan hanya semasa diperlukan untuk sambungan yang dibenarkan dan boleh dipadam atau dijadikan tidak boleh digunakan apabila akaun diputuskan atau kebenaran ditarik balik.

Metrik, rekod perancangan dan peristiwa audit boleh disimpan untuk keperluan operasi, keselamatan dan akauntabiliti yang sah, kemudian dipadam atau dinyahkenal pasti apabila tidak lagi diperlukan. Pengguna yang dibenarkan boleh meminta semakan atau pemadaman melalui alamat di bawah, tertakluk kepada tanggungjawab undang-undang, keselamatan dan penyimpanan rekod.

7. Keselamatan

Kami menggunakan perlindungan pentadbiran dan teknikal yang munasabah mengikut sensitiviti maklumat, termasuk akses tempat kerja terhad, semakan peranan pada pelayan, kawalan akaun aktif, token TikTok disulitkan, skop read-only terhad, rekod audit dan respons pelayar tanpa rahsia. Tiada sistem boleh menjamin keselamatan mutlak; sebarang penyalahgunaan atau akses tanpa kebenaran hendaklah dilaporkan segera.

8. Akses, pembetulan dan pilihan anda

Tertakluk kepada undang-undang yang terpakai, anda boleh bertanya sama ada kami memproses data peribadi anda dan meminta akses, pembetulan atau pemadaman. Anda juga boleh menarik balik atau mengehadkan kebenaran jika tersedia. Kebenaran TikTok boleh ditarik balik melalui tetapan akaun TikTok, dan pentadbir KP Content OS yang dibenarkan boleh memutuskan sambungan ruang kerja.

Sesetengah pemprosesan mungkin diperlukan untuk menyediakan akses tempat kerja yang selamat atau mematuhi tanggungjawab undang-undang dan audit. Pemadaman maklumat yang diperlukan mungkin menghalang penggunaan berterusan Perkhidmatan.

9. Kanak-kanak, pesakit dan maklumat perubatan

KP Content OS ialah alat tempat kerja dan tidak ditujukan kepada kanak-kanak atau pesakit. Ia tidak boleh digunakan untuk mengumpul identiti pesakit, rekod klinikal, butiran temu janji atau data perubatan sensitif. Kandungan mengenai servis klinik mesti menggunakan konteks yang diluluskan dan dinyahkenal pasti serta kekal tertakluk kepada semakan perubatan bertauliah.

10. Perubahan kepada dasar ini

Kami boleh mengemas kini dasar apabila Perkhidmatan, amalan data, keperluan undang-undang atau integrasi pihak ketiga berubah. Perubahan penting akan ditunjukkan pada halaman ini melalui tarikh berkuat kuasa atau versi yang disemak.

11. Hubungi kami

Pertanyaan privasi, akses, pembetulan, pemadaman atau keselamatan boleh dihantar kepada AMAZ LEGACY SDN. BHD. melalui [email protected].